Aviso de privacidad

Quién es responsable de qué

Olimpia es una plataforma, con su sitio en oli.lat y su App móvil, que usan las academias deportivas para administrar a sus Alumnos, Tutores, Grupos, Asistencia, Evaluaciones, Colegiaturas, Cargos, Pagos y Recibos. Cada academia es la responsable de los datos de sus familias y de su Equipo, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP). Olimpia actúa como encargado del tratamiento: guarda y procesa esa información por cuenta de la academia y siguiendo sus instrucciones. La academia, al recabar tus datos, te da a conocer su propio aviso; este explica cómo se tratan en Olimpia.

Hay datos que Olimpia trata para sí misma, y de ellos responde directamente: los de quien pide una demo en oli.lat, los de quien contrata un Plan en nombre de una academia y el usuario con el que cada persona inicia sesión (su correo y su contraseña, o su acceso con Google, Microsoft o Apple), que puede servirle en varias academias.

Si eres Tutor o Alumno de una academia, ella es tu primer punto de contacto para tus datos. Para cualquier tema de privacidad con Olimpia, escribe a contacto@oli.lat.

Datos que trata la plataforma

Datos del Tutor: nombre, teléfono, correo y, si la academia los pide para emitir sus Recibos, sus datos fiscales (RFC y domicilio).

Datos del Alumno: nombre, fecha de nacimiento, Grupos en los que está inscrito, Horarios, Asistencia, Evaluaciones y Reportes del periodo, Pruebas y Marcas, Actividades y Permisos, Cargos y Pagos, y los Documentos que la academia le adjunta.

Ficha de salud del Alumno: tipo de sangre, alergias, condiciones médicas, contacto de emergencia y certificado médico con su vencimiento. Son datos personales sensibles; abajo se explica cómo se cuidan.

Fotos de la Sesión: en las academias que la piden, la foto que el Equipo toma de una Sesión, en la que aparecen los Alumnos que entrenaron ese día.

Comprobantes de pago: la foto o el PDF de una transferencia o un depósito que un Tutor manda a la academia por Coach Oli. Olimpia no procesa pagos ni guarda datos de tarjetas: sólo registra los Pagos que la academia recibe.

Datos del Equipo: nombre, correo, teléfono y Rol de cada persona de la academia que inicia sesión en Olimpia, las Sedes que tiene asignadas y lo que escribe en el chat del Equipo.

Conversaciones con Coach Oli: los mensajes y archivos que un Tutor o un Prospecto intercambia con Coach Oli por Telegram, por el Widget web o por la App móvil, junto con el identificador de ese canal y, en Telegram, el teléfono que la persona comparte para identificarse.

Cuenta y dispositivo: el correo con el que inicias sesión (con Google, Microsoft o Apple, el nombre y el correo que ese proveedor nos comparte) y, en la App móvil, el token de notificaciones del teléfono si das permiso para recibir avisos.

Solicitudes de demo: el nombre, el correo y, si lo das, el teléfono de quien pide una demo de Olimpia en oli.lat.

Finalidades

Usamos esos datos únicamente para operar Olimpia para la academia que la contrató: inscribir Alumnos en Grupos, pasar Asistencia y verificarla con las Fotos de la Sesión, registrar Evaluaciones y Marcas, organizar Actividades y sus Permisos, generar Colegiaturas y Cargos, registrar Pagos y emitir Recibos, avisar al Tutor de faltas, Adeudos y Reportes, atender una emergencia con la Ficha de salud, sostener las conversaciones de Coach Oli y revisar que sus respuestas sean correctas, dar acceso a la App móvil y mandar sus notificaciones, y dar soporte a la academia cuando lo pide. Los datos de una solicitud de demo sólo se usan para contestarla.

No usamos tus datos para publicidad, mercadotecnia ni perfiles, no los vendemos y no los compartimos con terceros para fines distintos de los de este aviso.

Con qué fundamento

La academia trata los datos de las familias con el consentimiento que el Tutor le da al inscribir a su Alumno y porque los necesita para cumplir lo que acordó con la familia: dar las clases, cobrarlas y emitir sus Recibos. Los datos de la Ficha de salud, por ser sensibles, piden además el consentimiento expreso del Tutor (ver abajo). Olimpia trata los datos del Equipo y de la cuenta de la academia para cumplir el contrato del Plan.

Ficha de salud: datos sensibles

La Ficha de salud de un Alumno no se puede llenar hasta que su Tutor da el Consentimiento de salud de ese Alumno, ya sea firmando en papel en la academia o aceptándolo desde su teléfono con la liga que le manda la academia. La Ficha dice cómo y cuándo se dio.

La Ficha se guarda cifrada y sólo la ven el Equipo de la academia que lo necesita y, en sólo lectura, su Tutor. Se usa para cuidar al Alumno en sus entrenamientos y actividades y para saber a quién llamar en una emergencia. No va a Coach Oli ni a ningún proveedor de inteligencia artificial. El Tutor puede retirar el Consentimiento de salud hablando con la academia.

Menores de edad

La mayoría de los Alumnos son menores de edad. Sus datos los proporciona su Tutor, que es quien da el consentimiento para tratarlos y quien puede ejercer los derechos ARCO en su nombre. Un Alumno adulto es su propio Tutor.

Un Alumno de 13 años o más puede tener su propia Cuenta del Alumno en la App móvil, y sólo si su Tutor se la da desde su propia cuenta: ese paso es el consentimiento del Tutor, y Olimpia guarda quién lo dio y cuándo. La academia no la da y no tiene el correo del menor. De la cuenta sólo se guardan su correo y su contraseña. El Alumno ve únicamente lo suyo (Evaluaciones, Marcas, Horarios, Asistencia, Actividades y los Avisos a su Grupo); no ve dinero ni la Ficha de salud, no ve a sus hermanos y no le escribe a Coach Oli.

El Tutor y la academia pueden quitar la Cuenta del Alumno en cualquier momento; también se quita cuando el Tutor pierde el acceso o elimina su propia cuenta, y si ya no queda ligada a ninguna academia, se borra. Nadie menor de 13 años tiene cuenta en Olimpia: la App móvil es para el Equipo, los Tutores y los Alumnos de 13 años o más.

Coach Oli y la inteligencia artificial

Para entender lo que un Tutor o un Prospecto le escribe a Coach Oli y contestarle, Olimpia envía esos mensajes a un proveedor de inteligencia artificial (hoy, Claude de Anthropic), junto con los datos de la academia y de la propia familia que hacen falta para la respuesta, como Horarios, Cargos o Pagos. Coach Oli nunca le envía la Ficha de salud ni las Notas internas del Equipo.

Cuando un Tutor le manda a Coach Oli la foto o el PDF de su comprobante de pago, ese archivo también va al proveedor, sin más datos de la familia, para leer el monto, la fecha y la referencia y ahorrarle teclearlos. Lo leído no registra ningún Pago: lo revisa la academia contra su banco.

Cada noche, Olimpia revisa con el mismo proveedor las conversaciones del día anterior para encontrar respuestas equivocadas de Coach Oli y corregirlas. Antes de enviarlas se les quitan los correos, los teléfonos y las ligas, y lo que se guarda de esa revisión no lleva nombres.

El proveedor sólo usa estos datos para trabajar por cuenta de Olimpia. Si la inteligencia artificial está apagada para una academia, nada de lo suyo va al proveedor y Coach Oli sigue atendiendo con sus botones. En cualquier momento puedes pedir hablar con una persona de la academia.

Fotos de la Sesión

Algunas academias le piden a su Equipo una foto de cada Sesión para verificar la Asistencia: comparar los Alumnos que aparecen con los que se marcaron presentes en la lista. Las Fotos de la Sesión son de uso interno: cada una sólo la ven quien la subió, el Dueño y el Director de la academia.

Nunca se publican, no se comparten con las familias ni con Coach Oli y no pasan por ningún proveedor de inteligencia artificial. Se borran solas, con su archivo, 90 días después de subirse.

App móvil

La App móvil de Olimpia, para el Equipo, los Tutores y los Alumnos de 13 años o más de una academia, usa los mismos datos de arriba y además guarda en el teléfono, cifrada, una copia de lo que la persona ya puede ver para funcionar sin señal; esa copia se borra al cerrar sesión y no entra en las copias de seguridad del teléfono. Si das permiso para recibir avisos, Olimpia guarda un identificador de ese teléfono (el token de notificaciones) y lo manda a los servicios de notificaciones de Expo, Google y Apple para entregar cada aviso; se borra al cerrar sesión o tras 90 días sin usarse.

La cámara, la galería y los archivos sólo se usan cuando eliges tomar o adjuntar una Foto de la Sesión, un comprobante de pago o un documento. La app no usa tu ubicación ni el micrófono, no tiene publicidad ni analítica de terceros, no usa el identificador de publicidad y no te rastrea en otras apps o sitios.

Puedes eliminar tu cuenta desde la app (Perfil, «Eliminar mi cuenta») o siguiendo los pasos de Eliminar mi cuenta.

Con quién se comparten

Para funcionar, Olimpia se apoya en proveedores que tratan los datos sólo por su cuenta y con obligaciones de confidencialidad, algunos con servidores fuera de México:

• Clerk, para el inicio de sesión y las cuentas.
• Convex, para la base de datos y los archivos.
• Vercel, para alojar el sitio y la Web.
• Resend, para enviar correos, como las Invitaciones y los códigos para identificarte en el Widget web.
• Anthropic, para la inteligencia artificial de Coach Oli.
• Expo, Google y Apple, para entregar las notificaciones de la App móvil.
• Sentry, para registrar los errores técnicos de la Web, sin datos del usuario, cookies ni el contenido de las peticiones.

Si escribes a Coach Oli por Telegram o entras con Google, Microsoft o Apple, esas empresas tratan tus datos según sus propios avisos de privacidad. Fuera de esto, sólo compartimos datos cuando una autoridad competente lo exige conforme a la ley.

Cookies y almacenamiento del navegador

La Web usa las cookies que necesita el inicio de sesión. El Widget web de Coach Oli guarda en tu navegador la conversación y, si te identificas, tu identificación por 30 días. No usamos cookies de publicidad ni de analítica.

Cuánto tiempo se guardan

Los datos de las familias y del Equipo se guardan mientras la academia use Olimpia, porque la academia los conserva como historial deportivo y administrativo y para cumplir sus obligaciones. Algunos se borran antes por sí solos: las Fotos de la Sesión a los 90 días y los tokens de notificaciones al cerrar sesión o tras 90 días sin usarse.

Al eliminar tu cuenta se borran tu usuario de inicio de sesión, tus accesos a cada academia y tus dispositivos registrados; si eres Tutor, también las Cuentas del Alumno que diste. El historial que es de la academia se queda con ella: para corregirlo o cancelarlo, pídeselo a la academia. Cuando una academia deja Olimpia, puede pedir la exportación y la eliminación de sus datos escribiendo a contacto@oli.lat.

Derechos ARCO

Puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición, así como revocar tu consentimiento o limitar el uso de tus datos, directamente con la academia que los resguarda. También puedes escribir a contacto@oli.lat: si los datos son de una academia, le pasamos tu solicitud y la apoyamos para responderte en los plazos que marca la LFPDPPP.

Tu solicitud debe decir tu nombre y cómo contestarte, qué datos y qué derecho quieres ejercer, y acompañarse de lo que acredite tu identidad o, si eres Tutor, la de tu representado. Si consideras que tus derechos no fueron atendidos, puedes acudir a la autoridad de protección de datos personales.

Seguridad

La información viaja cifrada y se guarda cifrada. Cada academia ve sólo lo suyo, y dentro de ella cada persona ve sólo lo que su Rol y sus Sedes le permiten. La Ficha de salud y las Notas internas del Equipo se cifran además antes de guardarse, y una bitácora registra quién hizo los cambios importantes, como guardar una Ficha de salud, registrar un Pago o intervenir una Conversación. El equipo de Olimpia sólo entra a los datos de una academia para darle soporte o para revisar las respuestas de Coach Oli.

Cambios a este aviso

Cualquier cambio a este aviso se publicará en esta misma página con su fecha de actualización.

Contacto

Para dudas sobre este aviso o sobre tus datos, escribe a contacto@oli.lat.